Zum Inhalt springen
Zuletzt geändert von Christoph Lechleitner am 2026-02-25 11:36:39
Verstecke letzte Bearbeiter
gerold_wirnitzer@iteg_at 17.1 1 = {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-TL:DR(Kurzfassung)"/}}TL:DR (Kurzfassung) =
2
3 ITEG hat das Kunden-E-Mail-System um gestellt, Domain für Domain.
4
5 Imzuge der Migration musste jeder Mailbox-User über ein an die alte Mailbox gesendetes Ersteinstiegs-Password ein neues Passwort am neuen System setzen (wobei bei hinreichender Länge das alte wiederverwenet werden kann) und seinen Mailclient dann auf den neuen Servernamen {{code language="none"}}mci.iteg.at{{/code}} (und ggfs. das selbst gesetzte neue Passwort) umstellen
6
7 Es erfolgte je Kunde auch eine Vorwarnung, meistens mit Angabe der bestehenden Aliase und Mailboxen zwecks etwaiger Bereinigung vor der Migration.
8
9 Die folgenden Informationen sollten weitgehend historisch sein und nicht mehr benötigt werden.
10
Christoph Lechleitner 17.7 11 Wer sich über ungewohnte automatische E-Mails seit der Umstellung wundert wird vielliecht auf der Seite [[Erst- bzw. Neu-Einrichtung und Konfiguration ITEG-Mailbox>>doc:Mail-Hosting.Erst- bzw\. Neu-Einrichtung bzw\. Konfiguration ITEG-Mailbox.WebHome||shape="rect"]] fündig: [[Was ist die “Spam Quarantäne Benachrichtigung”, und andere Spam Trainings Möglichkeiten>>doc:Mail-Hosting.Erst- bzw\. Neu-Einrichtung bzw\. Konfiguration ITEG-Mailbox.WebHome||anchor="Erst-bzw.Neu-Einrichtungbzw.KonfigurationITEG-Mailbox-Was-ist-die-%E2%80%9CSpam-Quarant%C3%A4ne-Benachrichtigung%E2%80%9D%2C-und-andere-Spam-Trainings-M%C3%B6glichkeiten"]] und [[Was bedeuted “Delayed Mail”>>doc:Mail-Hosting.Erst- bzw\. Neu-Einrichtung bzw\. Konfiguration ITEG-Mailbox.WebHome||anchor="Erst-bzw.Neu-Einrichtungbzw.KonfigurationITEG-Mailbox-Was-bedeuted-%E2%80%9CDelayed-Mail%E2%80%9D"]], und sei weiters auf [[Mail-Hosting bei ITEG>>doc:Mail-Hosting.WebHome||shape="rect"]] und ITEG’s [[FAQs zu E-Mail>>url:https://www.iteg.at/hosting/#email||shape="rect"]] verwiesen.
gerold_wirnitzer@iteg_at 17.1 12
13 = {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Einleitung"/}}Einleitung =
14
15 Über 12 Jahre nach dem Aufbau unseres E-Mail-Systems [[mailhaus.iteg.at>>url:http://mailhaus.iteg.at||shape="rect"]] ist es an der Zeit wieder einen Modernisierungs-Sprung zu machen: Wir stellen Kunden-Domains sukzessive auf eine modernere, ausgefeiltere und zugleich leichter wartbare Lösung um, [[mailcow.iteg.at>>url:http://mailcow.iteg.at||shape="rect"]].
16
17 Für die meisten Benutzer ändert sich nicht viel, es muss nur einmailg das Passwort neu gesetzt und dieses nebst der neuen Server-Adresse in der Konfiguration des eigenen Mail-Programmes eingetragen werden.
18
19 Die primäre Webmail-Lösung am neuen System ist die Groupware-Lösung [[SOGo>>url:https://mailcow.iteg.at/SOGo/||shape="rect"]] die über zusätzliche Features verfügt. Bis auf weiteres steht aber auch am neuen System ein [[Roundcube>>url:https://mailcow.iteg.at/rc/||shape="rect"]] (ohne Mailhaus-CI) bereit, sodaß etwa Adressbücher leicht “gerettet” und erstmal weiterverwendet werden können.
20
21 Außerdem unterstützt das neue System Quotas (Speichermengenbegrenzung pro Postfach und pro Domain, einzelne Nutzer werden da anstossen und darüber individuell kontaktiert.
22
23 Die Umstellung erfolgt Domain für Domain, wobei jeweils schon vorab eine Vorwarnung erfolgt.
24
25 Imzuge der Umstellung erhält jede alte Mailbox eine Nachricht mit den wichtigsten Infos, nämlich dem temporären Passwort für die neue Mailbox und einen Link zu dieser Informationsseite hier. Die alten Mailboxen bleiben jeweils noch eine Zeitlang erhalten, neue eingehende E-Mails landen aber ab der Umstellung nur mehr in der neuen Mailbox. Erst mindestens ein Monat nach der letzten Umstellung wird der alte Server gestoppt, die Daten (E-Mails in IMAP-Foldern) bleiben in Backups noch länger erhalten.
26
27 Bei offenen Fragen gerne eine E-Mail an [[admin@iteg.at>>mailto:admin@iteg.at||shape="rect"]] schicken, das geht natürlich auch von E-Mail-Adressen bei anderen Anbietern.
28
29 = {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-AblaufderUmstellungjeDomain"/}}Ablauf der Umstellung je Domain =
30
31 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Vorbereitung"/}}Vorbereitung ==
32
33 * Ein mehrere Tage im vorhinein: Vorwarnung per E-Mail. Diese erfolgt je nach Domain an alle Mailboxen oder nur an ausgewählte Kontaktpersonen zur individuellen Weiterleitung.
34
35 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-UmstellungdurchITEG"/}}Umstellung durch ITEG ==
36
37 * Anlage der Domain am neuen Mailsystem
38 * Übertragen das Aliase (Um- bzw. Weiterleitungen)
39 * Anlage der neuen Mailboxen
40 * Kopie der am alten Server liegenden E-Mails auf den neuen Server
41 * E-Mail mit jeweiligem Ersteinstiegs-Passwort für neue Mailbox an jede alte Mailbox, natürlich verschiedene Passwörter bei jeder Mailbox (außer es wird explizit anders gewünscht)
42 * Umstellung des MX-Records für die umgestellte Domain, also Veröffentlichung der Zuständigkeit des neuen Mailservers
43 * Umkonfiguration des alten Mailservers auf Secondary für die umgestellte Domain, sodass DNS-Latenzen nicht zur Ansammlung von neuen E-Mails in altem und neuem System führen
44
45 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Mailbox-Inhaber(Endbenutzer):PrüfungderaltenMailboxaufungeleseneE-Mails"/}}Mailbox-Inhaber (Endbenutzer): Prüfung der alten Mailbox auf ungelesene E-Mails ==
46
47 Vor allem bei der Verwendung von IMAP könnte es sein dass während der Umstellung eingetroffene E-Mails nur in der alten Mailbox existieren und für das automatische Umkopieren zu spät kommen.
48 Wir werden versuchen das zu vermeiden, es kann aber nicht ganz ausgeschlossen werden.
49
50 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-SehrempfohlenfürMailbox-Inhaber:SetzeneinesneuenPasswortes"/}}Sehr empfohlen für Mailbox-Inhaber: Setzen eines neuen Passwortes ==
51
52 Jeder Benutzer ist aufgefordert sich auf [[mailcow.iteg.at>>url:http://mailcow.iteg.at||shape="rect"]] mit dem Ersteinstiegs-Passwort anmelden und ein neues Passwort für seine Mailbox vergeben:
53
54 [[image:attach:20241210_1623_ITEG-Mailcow_Aenderung_Erstpasswort.png||custom-width="true" original-height="1440" data-xwiki-image-style-alignment="center" alt="20241210_1623_ITEG-Mailcow_Aenderung_Erstpasswort.png" width="320" original-width="1957" data-xwiki-image-style-border="true"]]Es wird empfohlen ein nicht zu kurzes Passwort zu wählen (lieber länger und dafür keine schwer zu tippenden Sonderzeichen) und einen Passwort-Manager zu verwenden (zusätzlich zur Speicherung durch das Mail-Programm!).
55
56 Dabei ist es auch erlaubt und OK das ursprüngliche Passwort vom alten ITEG-Mailsystem zu verwenden, soferne mindestens 12 Zeichen lang ist. Das reduziert den Umfang der Änderungen im Mail-Client.
57
58 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Mailbox-Inhaber:AnpassungdesMail-KontosimMail-Programm"/}}Mailbox-Inhaber: Anpassung des Mail-Kontos im Mail-Programm ==
59
60 Reine Webmail-Benutzer können diesen Schritt ignorieren, müssen sich aber künftig am neuen Webmail anlegen, Web-Links siehe weiter unten.
61
62 Für die meisten Benutzer dürfte es am einfachsten sein bestehende Mailkonten zu ändern.
63 Alternativ kann das neue Mailkonto parallel zum alten angelegt werden. In diesem Fall sollten alle Einstellungen der neuen Mailbox weitgehend automatisch erkannt werden.
64
65 Manche Programme bzw. Geräte, z.B. iPhone/iPad, sind mit der Umstellung überfordert und man muss das Mailkonto neu einrichten.
66
67 Übersicht der Änderungen für Umstellung eines Mailzugangs:
68
69 (% data-table-width="1800" data-layout="align-start" ac:local-id="16d01618-a135-40cf-a8b8-de3f54769add" %)
70 |=(((
71 **Einstellung**
72 )))|=(((
73 **Alt**
74 )))|=(((
75 **Neu**
76 )))|=(((
77 **Anmerkung**
78 )))
79 |(((
80 Eingehender Mailserver
81 )))|(((
82 {{code language="none"}}
83 mailhaus.iteg.at
84 {{/code}}
85 )))|(((
86 {{code language="none"}}
87 mailcow.iteg.at
88 {{/code}}
89 )))|(((
90
91 )))
92 |(((
93 Ausgehender Mailserver
94 )))|(((
95 {{code language="none"}}
96 mailhaus.iteg.at
97 {{/code}}
98 )))|(((
99 {{code language="none"}}
100 mailcow.iteg.at
101 {{/code}}
102 )))|(((
103
104 )))
105 |(((
106 User / Anmeldung / Login
107 )))|(((
108 E-Mail-Adresse der Mailbox
109 )))|(((
110 E-Mail-Adresse der Mailbox
111 )))|(((
112 Keine Änderung
113 )))
114 |(((
115 Passwort
116 )))|(((
117 altes Passwort
118 )))|(((
119 selbst gewähltes neues Passwort, mindestens 12 Zeichen, darunter je mindestens ein kleiner und großer Buchstabe und eine Ziffer.
120 NICHT das Ersteinstiegs-Passwort aus dem Umstellungs-Mail
121 )))|(((
122 Bei erneuter Verwendung des ursprünglichen Passwortes keine Änderung nötig
123 )))
124 |(((
125 Abruf-Protokoll (eingehend)
126 )))|(((
127 POP (POP3, Port 110) oder IMAP (Port 143), bzw. bevorzugt mit TLS-Verschlüsselung POP3S (Port 995) oder IMAPS (Port 993)
128 )))|(((
129 Nur mehr mit Verschlüsselung (TLS), POP3 (Port 995) oder IMAP (Port 993)
130 )))|(((
131 Neu nur mit TLS-Verschlüsselung
132 )))
133 |(((
134 Versand (ausgehend)
135 )))|(((
136 SMTP (Port 25 oder 587) mit STARTTLS, oder TLS (Port 465), beides authentifiziert
137 )))|(((
138 Nur mehr mit Verschlüsselung (TLS, Port 465), authentifiziert
139 )))|(((
140 Neu nur mit TLS-Verschlüsselung.
141
142 Login & Passwort gleich wie eingehend
143 )))
144
145 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-BeiInteresse:SetzenvonSpam-Schwelle,PflegevonWhitelistundBlacklist"/}}Bei Interesse: Setzen von Spam-Schwelle, Pflege von Whitelist und Blacklist ==
146
147 Das neue Mailsystem erlaubt es unter [[https:~~/~~/mailcow.iteg.at/user>>url:https://mailcow.iteg.at/user||shape="rect"]] im Reiter {{code language="none"}}Spamfilter{{/code}} jedem einzelnen Benutzer selbst einzustellen ab welchem “Spam-Score”, also ab wie arger Einschätzung als Spam, eingehende E-Mails im Junk-Ordner bzw. abgelehnt werden (wobei abgelehnte E-Mails für eine gewisse Zeit in der Quarantäne gespeichert bleiben). Weiters kann dort die individuelle Whitelist und Blacklist (Sperrliste) gepflegt werden.
148
149 Fortgeschrittene Kunden können einen Mail-Administrations-Zugang bekommen und über diesen eine Domain-weite Whitelist und Blacklist befüllen.
150
151 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-BeiBedarf:ÜbertragenvonSieve-Scripts(Filter),Webmail-Adressbüchern,u.ä."/}}Bei Bedarf: Übertragen von Sieve-Scripts (Filter), Webmail-Adressbüchern, u.ä. ==
152
153 Einige wenige Benutzer verwenden Sieve-Scripts zur Filterung von E-Mails.
154
155 Falls die Sieve-Filter nur zur Aussortierung von Spam in eigene Ordner verwendet wurden kann man diese praktisch ignorieren, siehe voriges Kapitel.
156
157 Leider ist es aufgrund unterschiedlicher Filterungs-Architekturen nicht sinnvoll möglich Sieve-Filter automatisch zu übertragen, sie sind aber Teil der individuellen Umstellungs-E-Mails und können so händisch in das neue System übertragen werden. Auch Mailcow-Konzept werden individuelle Filter entweder über Sieve-Management-Plugin des eigenen E-Mail-Programmes oder bzw. meistens über Webmail gepflegt, im neuen ITEG-Kunden-Mail-System also in SOGo ([[https:~~/~~/mailcow.iteg.at/SOGo/>>url:https://mailcow.iteg.at/SOGo/||shape="rect"]]) unter Einstellungen (Zahnrad links oben), {{code language="none"}}E-Mail{{/code}}, Reiter {{code language="none"}}Filter{{/code}} (ein detaillerterer allgemeiner Deep Link ist leider nicht möglich, sorry).
158
159 Ebenfalls einige wenige Benutzer verwenden Adressbücher im alten Webmailer. Auch das können wir leider nicht automatisch transferieren, es sollte aber über die Export- bzw. Import-Funktionen möglich sein Einträge halbautomatisch zu übertragen.
160
161 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Wochenspäter:AbdrehenderaltenMailboxendurchITEG"/}}Wochen später: Abdrehen der alten Mailboxen durch ITEG ==
162
163 Spätestens einen Monat nach Umstellung der letzten Kunden-Domain werden wir den alten Mailserver abdrehen, voraussichtlich im Februar 2025.
164
165 Im Notfall können wir aber noch einige Monate bis Jahre auf Backups zugreifen, das Internet vergisst nichts 😉️
166
167 = {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Sonstiges"/}}Sonstiges =
168
169 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Web-Links"/}}Web-Links ==
170
171 (% data-table-width="1800" data-layout="align-start" ac:local-id="cb1283dc-1e3f-4e89-ab8a-b321387643df" %)
172 |=(% style="width: 246.0px;" %)(((
173 **Zweck**
174 )))|=(% style="width: 577.0px;" %)(((
175 **Alt**
176 )))|=(% style="width: 525.0px;" %)(((
177 **Neu**
178 )))|=(% style="width: 450.0px;" %)(((
179 **Anmerkung**
180 )))
181 |(% style="width: 246.0px;" %)(((
182 Übersichts-Seite
183 )))|(% style="width: 577.0px;" %)(((
184 [[mailhaus.iteg.at>>url:https://mailhaus.iteg.at/||shape="rect"]]
185 )))|(% style="width: 525.0px;" %)(((
186 [[mailcow.iteg.at>>url:https://mailcow.iteg.at/||shape="rect"]] (nur authenzifiziert)
187 )))|(% style="width: 450.0px;" %)(((
188
189 )))
190 |(% style="width: 246.0px;" %)(((
191 Quarantäne
192 )))|(% style="width: 577.0px;" %)(((
193 -
194 )))|(% style="width: 525.0px;" %)(((
195 [[mailcow.iteg.at/quarantine>>url:https://mailcow.iteg.at/quarantine||shape="rect"]]
196 )))|(% style="width: 450.0px;" %)(((
197
198 )))
199 |(% style="width: 246.0px;" %)(((
200 Webmail
201 )))|(% style="width: 577.0px;" %)(((
202 Roundcube: webmail.mailhaus.at bzw. webmail.mailhaus.at/rcm/
203 )))|(% style="width: 525.0px;" %)(((
204 Standard: SOGo: [[mailcow.iteg.at/SOGo/>>url:https://mailcow.iteg.at/SOGo/||shape="rect"]]
205
206 Alternativ: Roundcube: [[mailcow.iteg.at/rc/>>url:https://mailcow.iteg.at/rc/||shape="rect"]]
207 )))|(% style="width: 450.0px;" %)(((
208
209 )))
210 |(% style="width: 246.0px;" %)(((
211 FAQs
212 )))|(% style="width: 577.0px;" %)(((
213 mailhaus.at/faq bzw. [[iteg.at/faq>>url:http://iteg.at/faq||shape="rect"]]
214 )))|(% style="width: 525.0px;" %)(((
215 [[iteg.at/faq>>url:http://iteg.at/faq||shape="rect"]]
216 )))|(% style="width: 450.0px;" %)(((
217
218 )))
219
220 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Disclaimer:NeueFeaturesundneuesRoundcubenichtunterstützt(supported)sondernnur“asis”"/}}Disclaimer: Neue Features und neues Roundcube nicht unterstützt (supported) sondern nur “as is” ==
221
222 Das neue System enthält mit SOGo eine kleine Groupware-Lösung, mit Möglichkeiten wie persönlcihen und geteilten Adressbüchern und Kalendern.
223
224 Diese neuen Funktionen dürfen auf eigenes Risiko verwendet werden, wir können dafür aber keinen vollen Support leisten.
225
226 ITEG behält sich vor diese Features und dabei insbesondere das Server-seitig sehr Resourcen-hungrige ActiveSync abzudrehen.
227
228 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Wasistdie“Spam-QuarantäneBenachrichtigung”,undandereSpam-Trainings-Möglichkeiten"/}}Was ist die “Spam-Quarantäne Benachrichtigung”, und andere Spam-Trainings-Möglichkeiten ==
229
230 Jede Mailbox auf [[mailcow.iteg.at>>url:http://mailcow.iteg.at||shape="rect"]] erhält im Falle von durch das System automatisch in den Junk/Spam-Ordner einsortierte oder abgelehnte eingehende E-Mails eine Nachricht mit dem Betreff “Spam-Quarantäne Benachrichtigung”.
231
232 Hier sind die Betreffenden eingehenden E-Mails mit Betreff, Absender, Spam-Score, durchgeführter Aktion und Eingangs-Zeit gelistet und es gibt über Links die Möglichkeit diese in den Posteingang zu verschieben (und als “gut” zu lernen) oder endgültig zu löschen (und als “schlecht”) zu lernen. Im Dialog den der Link im Webbrowser aufmacht muss dieses Urteil aber noch explizit bestätigt werden.
233
234 Bei Verwendung von IMAP (Server-seitige Ordner) bewirkt auch das händische verschieben von E-Mails zwischen Junk-Folder und Posteingang einen entsprechenden Lern-Effekt.
235
236 Die Frequenz dieser Spam-Quarantäne Benachrichtigungen kann selbständig konfiguriert werden, als Standard ist täglich festgelegt, [[https:~~/~~/mailcow.iteg.at/user>>url:https://mailcow.iteg.at/user||shape="rect"]] unter “Mailbox” / “Einstellungen”.
237
238 == {{id name="AbgeschlosseneUmstellungmailhaus.iteg.ataufmailcow.iteg.at-Warum“mailcow”?"/}}Warum “mailcow”? ==
239
240 Das ist keine Erfindung von uns, das Open-Source-Projekt dessen Docker-Compose-basiertes Mailserver-Setup wir jetzt verwenden nennt sich so.